Privacyverklaring K.M. Sint-Cecilia Ardooie VZW

Identiteit organisatie

K.M. Sint-Cecilia Ardooie VZW
Oude Lichterveldestraat 13,
8850 Ardooie.
info@kmma.be
contactpersoon : Koen Haverbeke, 051 20 82 59, koen.haverbeke@skynet.be

Algemeen

K.M. Sint-Cecilia Ardooie vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. K.M. Sint-Cecilia Ardooie vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

  • wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;

  • deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;

  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal

    nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de

    verwerking van uw persoonsgegevens;

  • wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de

    beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor

    uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen

    wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt K.M. Sint-Cecilia Ardooie en voor welk doel.

K.M. Sint-Cecilia vzw heeft als doel het musiceren (dit onder de vorm van repetities, concerten,...) en het vormen van mensen die actief zijn in de amateurmuziekwereld. Om haar doel optimaal na te streven, dient K.M. Sint-Cecilia Ardooie een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.

De individuele leden zijn aangesloten bij K.M. Sint-Cecilia Ardooie als lid. K.M. Sint-Cecilia Ardooie registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, geboortedatum en -plaats, e- mailadres, telefoon- en gsm-nummer, instrument) van haar leden in een gesloten database, waar de leden van het dagelijks bestuur de gegevens kunnen raadplegen zijnde voor het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing, zoals belangrijke sectorinformatie) en het voorzien van de verzekering.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

✓ Ledengegevens

K.M. Sint-Cecilia Ardooie verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 16 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen zoals lidmaatschap en verzekering bij Vlamo.

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor. Voor het ontvangen van direct marketing mails wordt om een uitdrukkelijke toestemming gevraagd.

De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden die meteen verwijderd.

✓ Vrijwilligers/bestuurders

K.M. Sint-Cecilia Ardooie verzamelt en verwerkt gegevens van haar vrijwilligers en bestuursleden vanuit een wettelijke verplichting en vanwege een gerechtvaardigd belang; de medewerkers van de K.M. Sint-Cecilia Ardooie dienen hun bestuur op de hoogte tehouden van de gang van zaken (uitnodigen op vergaderingen,...). Indien iemand geenbestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij de ledenadministratie van de K.M. Sint-Cecilia Ardooie. De gegevens van vrijwilligers worden aangewend voor het afsluiten van tijdelijke verzekeringen tijdens activiteiten. Zodra de activiteit afgelopen worden deze gegevens uit de database verwijderd.

✓ Andere (perscontacten,...)

K.M. Sint-Cecilia Ardooie houdt lijsten bij van contactpersonen en van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie of door de medewerker van de ledenadministratie. Bestuursleden van de K.M. Sint-Cecilia Ardooie kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

  • het verzorgen van uw verzekering via Vlamo: de verzekeringsmaatschappij zal de

    gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke

    aansprakelijkheid;

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens K.M. Sint-Cecilia Ardooie vzw van uw gegevens kennis kunnen

    nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of

    technische incidenten;

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van

    persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Beeldmateriaal & promotiemateriaal

Tijdens activiteiten van de K.M. Sint-Cecilia kan het voorkomen dat u gefotografeerd en/of gefilmd wordt. Dit beeldmateriaal kan door de K.M. Sint-Cecilia Ardooie vzw gebruikt wordend.m.v. het plaatsen van foto’s en/of filmpjes op de website en/of sociale media. Indien u nietwenst dat u herkenbaar bent op deze foto’s kan u altijd met ons contact opnemen om debetreffende foto of film te laten verwijderen.

Indien er gebruik gemaakt wordt van een foto voor promotionele doeleinden zal uw uitdrukkelijke toestemming altijd gevraagd worden voor het gebruik ervan.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

K.M. Sint-Cecilia Ardooie vzw kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 20 mei
2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.